COMS — das Konferenzmanagementsystem

COMS (COnference Management System) ist ein vollständig Internet basiertes, digitales Konferenz­management­system. Es unterstützt den gesamten Projektzyklus Ihrer Tagung: Konferenz­anmeldung, Vortrags­anmeldung (abstract submission), Beitrags­bewertung und -auswahl (peer review, paper selection), Zuordnung der Beiträge zu Sitzungen, Einreichung der ausgearbeiteten Vorträge, Verwaltung der Konferenz­teilnehmer, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Entwicklung des detaillierten Konferenzprogramms, Book of Abstracts, uvm.

Die übersichtliche Darstellung des jeweils gegenwärtigen Zustands ihres Konferenz­projekts (Progress-Tracking) erleichtert Ihnen die Koordinierung der einzelnen Mitarbeiter und Aufgaben.

COMS ist eine leistungsfähige und umfassende — und doch einfach zu bedienende — online-Lösung für Ihr Konferenz­management.

Funktionsübersicht

  • Teilnehmeranmeldung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung
    • Das System stellt weitgehend konfigurierbare Anmeldeformulare, die beliebige Datenelemente erfassen können, zur Verfügung und bietet automatisierte Rechnungsstellung und Buchhaltung. Es unterstützt Onlinezahlungen.
    • Zusätzliche Positionen, wie Konferenzdinner, Exkursionen, Workshops, etc. können bei der Anmeldung mitbestellt werden oder später hinzugefügt werden. Für limitierte Angebote können Quotas gesetzt werden.
    • Für frühzeitige, normale und späte Anmeldungen können verschiedene Preise festgelegt werden und die Vergabe von Sonderrabatten wird unterstützt. Es ist möglich das Hochladen von Belegen (Studentenausweise, Mitgliedsausweise, etc.) zu verlangen.
    • Alle Zahlungen werden direkt über das Konto der Konferenzorganisation abgewickelt. COMS hat weder Zugang zum Konferenzkonto, noch werden Bankdetails der Teilnehmer gespeichert.
    • COMS kann standardmäßig mit häufig verwendeten Zahlungssystemen wie PayPal, TransFirst, CM-CIC, Nets Netaxept, Paybox, PayGate, Mercanet, Webaffaires kommunizieren. Andere Zahlungssysteme werden auf Anfrage integriert.
  • Vortragsanmeldung, Gutachterprozess (open or blind peer review process), Vortragsauswahl
    • Das Formular für die Vortragsanmeldung kann zur Erfassung beliebig vieler Datenelemente verwendet werden. Beitragszusammenfassungen, einschließlich Bilder und Tabellen, können online angelegt werden. Ausgearbeitete Kurzversionen der Vorträge und komplette Vorträge können in den von der Konferenzleitung festgelegten Dateiformaten hochgeladen werden.
    • Gutachter können die Beiträge mit bis zu 9 numerischen Kriterien beurteilen, als auch Textkommentare abgeben. Die sogenannte 'blinde Begutachtung', wobei Gutachtern die Autoren von Vortrags­einreichungen nicht angezeigt werden, wird unterstützt.
    • Vorträge können den Gutachtern von Hand oder automatisch zugewiesen werden. Der automatische Prozess berücksichtigt die Präferenzen der Gutachter, sofern diese erfasst wurden (bidding process). Die Erkennung und Vermeidung von Interessenskonflikten wird unterstützt. Eine automatische Aufgabenverteilung kann manuell nachbearbeitet werden.
    • Da Gutachten online erstellt werden hat die Konferenzleitung immer einen genauen Überblick über den Arbeitsstand und kann regulierend eingreifen.
    • Vorträge können von Hand oder automatisch angenommen oder abgelehnt werden, wobei der automatische Prozess auf der Auswertung der numerischen Bewertungskriterien beruht und manuell nachgebessert werden kann.
    • Die Zulassung von Teilnehmern kann unabhängig von der Vortragszulassung vorgenommen werden, oder die beiden Prozesse können synchronisiert werden.
  • Book of Abstracts, detaillierte Ablaufplanung der Konferenz, Konferenzprogramm
    • Eingereichte Vorträge können online formatiert und einzeln zur weiteren Verarbeitung exportiert werden.
    • Ein kompletter Entwurf des Konferenzjournals (Book of Abstracts) kann online erzeugt und zur weiteren Verarbeitung exportiert werden. Inhaltsverzeichnis und Autorenindex können automatisch angelegt werden.
    • Die detaillierte Ablaufplanung der Konferenz kann unter Berücksichtigung der verfügbaren Mittel (Räume, etc.) und der akzeptierten Vorträge vorgenommen werden.
    • Das Konferenzprogramm, einschließlich aller Vortragstexte und einer Suchfunktion, kann als komplette Miniwebsite exportiert werden. Der so erzeugte Datensatz kann auf einer Daten-CD, einem USB Stick oder als Bestandteil einer anderen Website zugänglich gemacht werden.
  • Kommunikation, Emails, Datenexport, Feedback nach der Konferenz
    • Das System kann nach verschieden Kriterien an einzelne oder mehrere Teilnehmer Emails versenden; Filterfunktionen erlauben die genaue Definition des Empfängerkreises. Emailvorlagen, die editiert werden können, werden für verschiedene Situationen zur Verfügung gestellt. Einzelne Datenelemente können über Platzhalter für jeden Empfänger spezifisch eingefügt werden.
    • Anmeldungen, Zahlungsdetails, Vortragsankündigungen und die Ergebnisse des Gutachterprozesses können zur weiteren Verwendung in CSV oder Excel Formate exportiert werden.
    • Dateien die auf das System hochgeladen wurden, oder die vom System erzeugt wurden, können einzeln oder als ZIP-Archiv heruntergeladen werden.
    • COMS kann verwendet werden, um Teilnehmerbefragungen, auch nach Ende der Konferenz, durchzuführen. Die Antworten können anonymisiert werden.

Konditionen

  • COMS wird jeweils für eine spezifische Konferenz zur Verfügung gestellt und die Kosten werden pro Konferenz, nicht per Zeiteinheit, abgerechnet.
  • Eine COMS Instanz für eine Konferenz kann sehr kurzfristig zur Verfügung gestellt werden und ist sofort einsatzbereit.
  • Auf Wunsch stellen wir Ihre COMS Instanz ohne Extrakosten schon sehr frühzeitig vor dem Konferenztermin zur Verfügung, damit Sie sich in Ruhe damit vertraut machen können. Das System steht Ihnen über das Ende der Konferenz hinaus bis zu einem Jahr zur Verfügung.
  • Die Konfiguration und Teilnehmerdaten einer früheren Veranstaltung können für Folgekonferenzen übernommen werden.
  • Beratung per Telefon und Email steht während der normalen Bürozeiten zur Verfügung.
  • Falls nötig, können wir Ihnen Änderungen oder Erweiterungen des Systems zu günstigen Preisen anbieten.

Einige Systemparameter

  • Vollständig Internet basiert
    Keine Softwareinstallation nötig. COMS läuft auf unseren Internetservern (in Deutschland) die vollständig von uns verwaltet werden. Kundenseitig werden weder EDV-Kenntnisse noch EDV-Unterstützung benötigt. Sie brauchen lediglich einen Internetzugang und einen Webbrowser.
  • Benutzerfreundlich
    Um teilnehmerseitig reibungslos zu funktionieren, ist darauf geachtet worden, dass COMS auf allen modernen Webbrowsern gleich gut funktioniert und ohne potentiell nutzerseitig eingeschränkte Funktionen wie Cookies, Flash, etc. auskommt.
  • Große Veranstaltungen
    COMS kann problemlos für Konferenzen mit tausenden von Teilnehmern und Vorträgen verwendet werden.
  • Mehrsprachigkeit
    COMS unterstützt standardmäßig Deutsch, Englisch und Französisch - diese Sprachen können einzeln oder in Kombination verwendet werden. In letzterem Fall merkt sich das System die Sprachpräferenz für jeden Teilnehmer. Weitere Sprachen, auch nichteuropäische, können bei Bedarf leicht angefügt werden, sofern der Veranstalter die Übersetzung zur Verfügung stellen kann.
  • Zugangskontrolle und Datensicherheit
    Zugang zu den verschiedenen Funktionen des Systems wird durch die Vergabe von Funktionen verwaltet: Einfache Teilnehmer haben keinen Zugriff auf die Verwaltungsfunktionen des Systems und können nur auf ihre eigenen Daten zugreifen; Organisatoren können auf alle Funktionen und Daten zugreifen; Gutachter, Editoren und Buchhalter haben Zugriff auf Funktionen und Daten die ihren Aufgabenfeldern entsprechen. Die Privilegienverteilung kann im Einzelnen den Gegebenheiten und Bedürfnissen einer spezifischen Konferenz angepasst werden.
  • Texte anpassen
    Alle im System verwendeten Texte (Überschriften, Hinweise, Anweisungen, etc.) können auf einfache Weise und jederzeit von der Konferenzverwaltung verändert werden um diese den spezifischen Anforderungen anzupassen.
  • Systemverfügbarkeit
    COMS Server werden in einem deutschen Rechenzentrum mit 24/7 Betreuung betrieben. In der Vergangenheit wurde immer eine Verfügbarkeit von über 99.5% pro Jahr erreicht.
  • Backups
    Sicherungskopien werden automatisch auf einem gesonderten Backupserver angelegt. Auf Wunsch können Sicherungskopien zum Herunterladen bereitgestellt werden, so dass Organisatoren diese auch selber archivieren können.

Probieren Sie es doch einfach aus. Wir geben Ihnen gerne kostenlosen Zugang zu einem voll funktionsfähigen Demosystem.

Stand vom 18. Januar 2017