COMS - Fonctionnalités

COMS est un système de gestion de conférences adapté à différents types de conférences. Pratiquement toutes les fonctionnalités sont optionnelles, ce qui permet d'accommoder différentes configurations. L'administrateur (ou le président du comité organisateur) peut configurer le système en ligne et en voir le résultat immédiatement. Les fonctionnalités qui sont désactivées ne sont pas visibles aux utilisateurs. Par conséquent, l'interface utilisateur sera aussi simple que possible, mais en même temps aussi puissante que nécessaire.

La liste ci-dessous permet de se faire une vue d'ensemble des fonctionnalités de COMS.

Fonctions communes à tous les utilisateurs

  • ouverture d'un compte
  • récupération de mot de passe perdu
  • connexion et réception d'informations et annonces du comité organisateur
  • choix de la langue (si COMS est configuré en mode polyglotte). Le choix se limite au français, à l'anglais et à l'allemand.
  • édition du profil
  • soumission, édition et retrait d'une communication
  • inscription et réservations (dîner de la conférence, excursions, hôtel, etc.)
  • suivi du statut des réservations
  • paiement en ligne ou hors ligne
  • suivi du statut du paiement
  • impression d'un reçu pour le paiement
  • réception d'emails envoyés par le comité

Fonctions spécifiques au président et aux administrateurs

  • configuration du système
  • activation des langues pouvant être utilisées (à choisir entre le français, l'anglais et l'allemand)
  • délimitation des périodes de validité pour l'inscription à la conférence, la soumission de communications, la procédure de revues, etc.
  • nomination des assistants (administrateurs, éditeurs, relecteurs, adjoints)
  • personnalisation de la page d'accueil, affichage d'annonces et d'informations
  • personnalisation des gabarits d'email pour l'envoi d'emails automatiques (par exemple, à l'ouverture d'un compte)
  • personnalisation des gabarits d'email pour l'envoi d'emails en vrac à des groupes prédéfinis d'utilisateurs
  • affichage du fichier log des emails envoyés en vrac
  • affichage des profils des participants
  • creation d'un nouveau compte pour un membre du comité
  • suppression de comptes existants
  • édition des réservations d'un participant
  • édition du statut de paiement d'un participant
  • affichage, édition et suppression d'une soumission
  • exportation via FTP des fichiers contenant les communications
  • création de notes administratives concernant les participants (celles-ci ne sont pas visibles aux participants)
  • distribution des tâches aux éditeurs, manuellement ou automatiquement
  • affichage des préférences exprimées par les relecteurs concernant le choix des revues
  • attribution des tâches aux relecteurs, manuellement ou automatiquement (en option, l'attribution automatique peut se baser sur les préférences des relecteurs)
  • affichage de données statistiques concernant les participants et les soumissions
  • suivi du progrès des tâches de revue et d'édition
  • sélection manuelle ou automatique des soumissions, basée sur les résultats des revues
  • assignation des types de présentation (oral, poster, etc.) aux communications acceptées
  • assignation des sessions aux communications
  • création automatique du livre des résumés
  • exportation du contenu de la base de données sous différents formats

Fonctions spécifiques aux relecteurs

  • affichage, filtrage et triage de la liste des soumissions
  • expression des préférences concernant les soumissions à évaluer
  • affichage du profil des auteurs (sauf dans le cas d'une revue anonyme)
  • affichage, filtrage et triage de la liste des tâches
  • gestion des revues
  • affichage de la liste de relecteurs assignés à une soumission donnée
  • affichage des revues des autres relecteurs
  • réception d'emails liés à la procédure de revue (rappels, annonces etc.)

Fonctions spécifiques aux éditeurs

  • affichage, filtrage et triage de la liste des soumissions
  • affichage du profil des auteurs (sauf dans le cas d'une revue anonyme)
  • édition des soumissions
  • réception d'emails liés à la procédure d'édition (rappels, annonces etc.)

Fonctions spécifiques aux auteurs

  • soumission, édition et retrait d'une communication
  • chargement et mise à jour, si nécessaire, de la version finale d'une communication
  • inclusion de mots-clés avec la soumission
  • choix du type de présentation (oral, poster, etc.)
  • choix de la session
  • affichage des commentaires des relecteurs à la fin de la revue de sélection
  • réception d'emails envoyés par le comité

Performance du logiciel COMS

  • tourne sur des serveurs dédiés
  • optimalisé pour la vitesse
  • peut traiter un millier de soumissions, ou plus, sans problèmes
  • toutes les listes peuvent être filtrées et/ou présentées sur plusieurs pages
  • interface en trois langues

Dernière mise à jour: 28 Mars 2017