Système de gestion de conférences en ligne (COMS)

COMS est une application Web permettant de gérer les inscriptions, les paiements, ainsi que la soumission, revue et sélection des présentations aux conférences. C'est un logiciel exhaustif et puissant, mais en même temps un outil facile à utiliser.

Résumé des fonctionnalités du logiciel

• Inscription et paiement
  Le module de réservations et paiements peut être utilisé indépendamment du module de gestion des communications. Les organisateurs peuvent configurer plusieurs formulaires pour la collecte des inscriptions et réservations. Ces formulaires peuvent contenir un nombre illimité d'articles payants et non-payants. Les participants peuvent s'inscrire et payer leur participation à la conférence en utilisant ces formulaires après s'être connectés à leur compte COMS. Les paiements peuvent se faire en ligne ou hors ligne. Des factures portant les logos et données de banque de la conférence peuvent être générées. Celles-ci peuvent être créées automatiquement ou manuellement, après saisie d'un numéro de facture par les organisateurs. Les organisateurs peuvent suivre et gérer le progrès des réservations et des paiements. Ils peuvent exporter les données vers Excel et envoyer des emails à des participants sélectionnés en fonction de leur statut de paiement ou de leurs réservations.
• Soumission de communications
  Le formulaire de soumission d'abstracts est configurable et extensible. Le texte des communications peut être saisi soit dans une zone de texte simple, soit dans un éditeur HTML. Ce dernier permet l'inclusion de tableaux et images, ainsi que le formatage du texte. Un document contenant un résumé ou la version complète de la communication peut être téléchargé.
• Revue des communications
  Les organisateurs peuvent utiliser jusqu'à neuf critères numériques pour la notation des soumissions, Une évaluation textuelle, ainsi que des remarques destinées aux auteurs peuvent être utilisées. Par ailleurs, il est possible d'opter pour les revues anonymes et de permettre aux relecteurs d'exprimer leurs préférences en ce qui concerne les communications à évaluer. L'assignation des revues peut être effectuée manuellement ou être assistée par le logiciel qui prendra en compte les souhaits exprimés par les relecteurs, ainsi que le nombre de relecteurs que les organisateurs souhaitent assigner aux soumissions. Une fois que la procédure de revue est entamée, les organisateurs peuvent suivre son progrès et envoyer des rappels par email aux relecteurs.
• Sélection des communications
  La sélection des soumissions peut être effectuée manuellement ou automatiquement. La sélection automatique permet d'accepter et de rejeter les communications en fonction des notes obtenues lors de l'évaluation et peut être affinée par une sélection manuelle. Les communications acceptées peuvent être assignées aux différentes sessions; leur ordre à l'intérieur de chaque session peut être défini.
• Sélection des participants
  Les participants peuvent être sélectionnés indépendamment de la procédure de soumission. On peut aussi synchroniser les deux, c.a.d aligner un type de sélection avec l'autre: par exemple, on peut imposer que tous les participants ayant au-moins une soumission acceptée soient marqués comme étant acceptés. Ou bien, on peut imposer que les soumissions des participants acceptés soient marquées comme acceptées. Toute sélection effectuée automatiquement peut être modifiée manuellement par la suite.
• Livre des résumés
  Les communications peuvent être ordonnées et formatées avant d'être exportées sous HTML (permettant leur import dans MS-Word), XML (permettant leur import dans InDesign) ou PDF. Par ailleurs, les fichiers téléchargés (par exemple, les versions finales des soumissions), peuvent être exportés.
• Emails - Le module des emails permet d'envoyer des emails automatiques ou en vrac, ainsi que des alertes aux organisateurs. Les emails en vrac peuvent être envoyés à des groupes ciblés de participants. Des gabarits pré-remplis sont fournis pour tous les emails. Ceux-ci peuvent être modifiés et personnalisés au moyen de paramètres substituables.
• Export de données
  Toutes les données (inscriptions, paiements, soumissions, revues, résultats de la sélection) peuvent être exporter afin de permettre leur importation dans Excel ou une banque de donnée extérieure.

Utilisation

• L'utilisation et le paiement du système se fait par conférence.
• Chaque conférence reçoit une installation indépendante, comprenant son propre programme et base de donnés.
• Une installation peut être créée rapidement. Dès sa création, elle peut être configurée et utilisée. Un paiement préalable n'est pas exigé.
• Le fait que le prix d'une installation soit forfaitaire permet aux organisateurs d'entamer la configuration bien à l'avance de son utilisation. D'autre part, une installation peut rester accessible jusqu'à un an suivant la fin de la conférence.

Support

• Le support est offert par email et téléphone de 8 à 17 heures (temps autrichien) pour la durée de vie de l'installation.
• Des modifications du logiciel peuvent être effectuées. Leur prix est à négocier en fonction du travail requis.

À propos du système

• Un système hébergé
  Le logiciel tourne sur les serveurs de COMS et est entièrement géré par COMS. Les participants et organisateurs n'ont besoin que d'un navigateur avec accès à l'Internet afin de pouvoir l'utiliser. Les organisateurs n'ont pas besoin d'avoir leur propre support ou connaissances informatiques.
• Simplicité d'utilisation
  COMS est conçu de manière à être aussi peu envahissant que possible: il fonctionne sur les navigateurs principaux, évite l'utilisation de cookies, Flash et autres fonctions qui pourraient nécessiter un ajustement de leurs réglages personnels.
• Conférences de taille importante
  COMS est conçu de manière à pouvoir gérer des conférences de taille importante, avec des milliers de participants et communications.
• Support multilingue
  COMS est prêt à être utilisé en anglais, allemand et français. Il est possible d'activer plus d'une de ces langues afin d'accommoder les évènements multilingues. Dans ce cas, le logiciel se souvient de la langue utilisée par chacun des participants. Il est possible de remplacer une des langues prédéfinies par une autre langue, à condition que la traduction soit fournie par les organisateurs.
• Permissions
  L'accès à toutes les fonctions du système est contrôlé par un système de permissions qui sont assignées en fonction du rôle de l'utilisateur: les tâches administratives ne sont pas accessibles aux participants ordinaires; les organisateurs ont accès à toutes les fonctions et données; les relecteurs et les éditeurs n'ont accès qu'aux fonctions et données qui sont utiles à leurs fonctions.
• Confidentialité des données
  Outre le système de permissions décrit ci-dessus, le logiciel est conçu de manière à préserver la confidentialité des données. Par exemple, lorsque les participants chargent un document sur le serveur, ils ne peuvent pas parcourir le répertoire contenant leur document. Alors que les organisateurs peuvent voir et télécharger tous les documents, les participants n'ont accès qu'aux leurs.
• Édition de textes
  Tous les textes affichés sur une installation de COMS peuvent être édités par les organisateurs, leur permettant d'adapter ou reformuler tous les titres, intitulés et instructions vus par les utilisateurs du logiciel.
• Backups
  Les backups peuvent être journaliers ou horaires et sont automatisés. Ils sont sauvegardés sur un serveur spécialisé. Sur demande, les backups journaliers peuvent être sauvegardés sur le serveur FTP afin de permettre aux organisateurs d'effectuer leurs propres backups.

Essayer la version de démonstartion de COMS.