Emails

Für Standardaufgaben, wie der Willkommensemail nach der erstmaligen Anmeldung, Nachrichten zur Ablaufsteuerung (z.B. Info dass Gutachten ab sofort bearbeitet werden können) und diverse Terminerinnerungen, stellt das System vorformatierte Standardnachrichten zur Verfügung.

Für häufig vorkommende Kommunikationsaufgaben stehen Textvorschläge, die den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden können, auf Englisch, Deutsch und Französisch zur Verfügung.

Durch die Verwendung von Platzhaltern können Emailnachrichten personalisiert werden. Platzhalter werden typischerweise verwendet um Namen/Adressen von Teilnehmern, Vortragstitel, Status der Anmeldung, etc. für den Empfänger anzupassen. Mit Platzhaltern können nahezu alle in der Datenbank verfügbaren Datenelemente in Emailtexten verwendet werden.

Bevor Emails ausgesendet werden, ist es möglich (und empfohlen) die genaue Liste der Empfänger zu überprüfen. Die Vorschaufunktion ermöglicht es ebenfalls Inhalte, Formatierung und die korrekte Anwendung von Platzhaltern in den konkreten Emails zu kontrollieren.

Die Konferenzleitung kann automatische Benachrichtigungen aktivieren, um per Email bei Eintreten gewisser Vorgänge informiert zu werden.

Emailnachrichten können entweder als reine Textnachrichten (Voreinstellung) oder als HTML formatierte Nachrichten versendet werden.

Es stehen eine Reihe von vordefinierten Emailvorlagen zur Verfügung mit denen auf Aktivitäten der Teilnehmer automatisch reagiert werden kann. Diese decken typische Situationen wie das Einreichen und Zurückziehen von Vorträgen, die automatische Rechnungsstellung nach Anmeldung, Dankeschön-Emails nach Umfragen, etc. ab.

Die Konferenzverwaltung kann für jede der automatischen Benachrichtigungen festlegen, ob sie durchgeführt werden sollen oder nicht.

Die Vorlagen für automatische Benachrichtigungen können editiert und mittels Platzhaltern personalisiert werden.

Falls gewünscht, kann die Konferenzleitung Kopien von allen automatisch versandten Emails erhalten um so einen genauen Überblick über alle Vorgänge zu haben.

Für die meisten Aufgaben, die Emails an vordefinierte Empfängergruppen beinhalten, werden editierbare Vorlagen angeboten. Beispiele sind Emails an Teilnehmer deren Vorträge angenommen oder abgelehnt wurden, Nachrichten an Gastredner, Erinnerungen bezüglich noch ausstehender Zahlungen, etc.

Das System unterstützt auch Emails an frei definierbare Teilgruppen von Teilnehmern zu senden.

Die Konferenzleitung kann alle versandten Emails, d.h. automatische Benachrichtigungen und Emails an Gruppen, und die dazugehörigen Empfängerlisten einsehen. Für jede Nachricht wird auch angezeigt, ob sie bereits versandt wurde oder noch in der Sendeschlange steht.

Teilnehmer können zentral alle Emails einsehen, die an sie versandt wurden.